Dans le secteur des assurances, les données personnelles des clients et des prospects sont utilisées en permanence : pour établir un devis, analyser un risque, fixer une prime, etc. Certaines de ces informations peuvent être sensibles. Or, en France, dès lors qu’une entreprise collecte et traite des données personnelles, elle entre dans le champ d’application du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Assureurs comme courtiers en assurance sont donc pleinement concernés et doivent organiser concrètement leur conformité. Voici comment le RGPD s’applique au secteur de l’assurance et ce que cela implique en pratique.
Pourquoi le RGPD est-il un vrai sujet pour les acteurs de l’assurance ?
Un assureur, tout comme un courtier en assurance, ne peut pas fonctionner sans données (identité et coordonnées, situation patrimoniale, informations liées au risque assuré…), notamment pour :
- fixer une tarification lors de la souscription d’un contrat ;
- vérifier l’assurabilité lors d’une demande de devis ;
- gérer un sinistre ;
- exercer un recours ;
- détecter une fraude lors d’une déclaration de sinistre, etc.
Sans ces données, il est impossible d’évaluer correctement un risque ou de gérer un contrat. Elles ne sont donc pas un simple support administratif, mais véritablement utilisées à chaque étape de la relation avec l’assuré.
C’est justement pour cette raison que le RGPD concerne directement le métier. Le Règlement Général sur la Protection des Données encadre la manière dont ces informations peuvent être collectées, utilisées, conservées et sécurisées.
En tant qu’assureur ou courtier en assurance, êtes-vous juridiquement responsable au sens du RGPD ?
Dans la majorité des cas, oui, mais cela dépend d’un critère posé par le RGPD et rappelé par la CNIL : qui détermine la finalité et les moyens du traitement ?
Selon la CNIL, est responsable de traitement l’organisme qui décide pourquoi et comment les données personnelles sont utilisées. Autrement dit, est responsable celui qui décide à quoi servent les données (tarification, gestion d’un sinistre, lutte contre la fraude, etc.) et
qui en détermine les règles.
Concrètement, dès lors que vous évaluez un risque, que vous fixez une prime, que vous gérez un sinistre ou que vous développez un outil de scoring interne, vous agissez en tant que responsable de traitement.
Cette qualification n’est pas neutre. Elle signifie que vous devez pouvoir justifier chacun de ces traitements :
- identifier la base légale sur laquelle ils reposent ;
- déterminer une durée de conservation adaptée ;
- informer clairement les personnes concernées ;
- garantir leurs droits ;
- assurer la sécurité des données.
| Bon à savoir : En pratique, dans de nombreux cabinets de courtage, ces éléments sont dispersés entre différents outils ou fichiers internes, ce qui complique leur documentation précise. Les solutions de Custy permettent justement de centraliser les traitements et de structurer cette organisation. |
Dans le secteur des assurances, l’assureur est le plus souvent responsable de traitement, car c’est lui qui décide pourquoi et comment les données personnelles sont utilisées. Le courtier en assurance peut également l’être dès lors qu’il détermine les finalités de collecte et les outils utilisés pour traiter les données.
En revanche, un acteur n’est pas responsable lorsqu’il agit uniquement pour le compte d’un
autre organisme, sans décider ni de la finalité ni des moyens du traitement. C’est le cas, par exemple, d’un prestataire informatique ou d’un délégataire strictement encadré par contrat. Dans cette situation, il est qualifié de sous-traitant.
| Bon à savoir : Notez que la qualification d’un acteur au sens du RGPD ne dépend pas de son statut prudentiel ou contractuel. Autrement dit, le fait d’être délégataire, intermédiaire ou distributeur au regard de Solvabilité II ne suffit pas à déterminer si vous êtes responsable de traitement ou sous-traitant. En matière de RGPD, le critère décisif est différent. Il repose sur la réalité des décisions prises. Celui qui décide pourquoi et comment les données sont utilisées est responsable, quel que soit son statut au regard du droit des assurances. |
Quelles données un acteur de l’assurance a-t-il réellement le droit de traiter ?
D’une manière générale, vous ne pouvez traiter que les données nécessaires à un objectif précis et légalement justifié. Cette règle vaut autant pour une compagnie d’assurance que pour un cabinet de courtage.
La CNIL rappelle deux règles importantes.
- Les données doivent être pertinentes et nécessaires par rapport à la finalité poursuivie.
- Certaines catégories sont soumises à un encadrement renforcé (NIR, données de santé).
| Bon à savoir : Quelles sanctions en cas de manquement ? En cas de non-respect du RGPD, la CNIL peut prononcer des sanctions administratives pouvant aller jusqu’à20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel.Au-delà de l’amende, un manquement peut également entraîner une obligation de notification en cas de violation de données, engager la responsabilité civile de l’organisme et affecter sa réputation. |
Données d’identification et financières
Un assureur peut traiter les données nécessaires pour :
- analyser un risque ;
- établir une proposition adaptée ;
- fixer une prime ;
- gérer le contrat ;
- indemniser un sinistre ;
- exercer un recours.
Concrètement, cela peut inclure :
- des données d’identification (nom, adresse, date de naissance) ;
- des données financières ou patrimoniales ;
- des informations sur la situation familiale ;
- des éléments techniques liés au risque assuré (caractéristiques du véhicule ou du logement, par exemple).
Mais la règle est claire : la donnée doit être nécessaire au contrat. Si elle ne l’est pas, elle ne peut pas être collectée « au cas où ».
Données de prospection
En ce qui concerne la prospection, activité centrale pour un courtier en assurance, la logique est plus restrictive. L’assureur peut traiter des données d’identification et de contact, mais il ne peut pas utiliser des données sensibles (notamment de santé) ou des informations disproportionnées par rapport à l’objectif commercial.
Données de santé et NIR
Attention, certaines données ne peuvent être traitées que dans des conditions strictes. C’est notamment le cas du NIR (numéro de sécurité sociale). Son utilisation est autorisée uniquement dans les cas prévus par le décret-cadre NIR. Un assureur ne peut donc pas utiliser le NIR librement.
Selon l’article 9 du RGPD, le traitement des données de santé est en principe interdit. Il existe, néanmoins des exceptions :
- lorsqu’elles sont nécessaires en matière de protection sociale (complémentaire santé, prévoyance collective, retraite supplémentaire) ;
- ou lorsqu’un consentement explicite est recueilli (l’assurance emprunteur, par exemple).
Toutefois, même dans ces cas, des mesures de confidentialité renforcées sont exigées.
RGPD en assurance et en courtage : sécuriser les données les plus sensibles
Toutes les données personnelles collectées doivent être protégées. Cela étant, certaines catégories sont considérées comme à risque élevé et imposent une vigilance particulière. C’est notamment le cas :
- des données de santé ;
- du numéro de sécurité sociale (NIR) ;
- des données liées à la lutte contre la fraude ;
- des dispositifs de profilage.
| Bon à savoir : La CNIL rappelle que plus une donnée est sensible, plus le niveau de protection doit être élevé. |
Dans un cabinet de courtage, tout le monde ne peut pas accéder à ces informations. Il faut une limitation stricte des accès aux seules personnes habilitées, une organisation interne spécifique, le respect du secret médical et des mesures techniques renforcées de confidentialité.
De la même manière, le numéro de sécurité sociale ne peut pas être utilisé librement. La CNIL renvoie au décret-cadre NIR de 2019, qui liste précisément les cas autorisés en assurance, notamment :
- gestion des contrats ;
- assurance-vie ;
- lutte contre la fraude (sous conditions) ;
- obligations LCB-FT
Si l’usage envisagé ne figure pas dans ce décret, il n’est pas autorisé.
Combien de temps pouvez-vous conserver les données ?
Les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment. Elles doivent être conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la finalité du traitement. Autrement dit, tant que vous en avez besoin pour remplir l’objectif pour lequel elles ont été collectées.
Mais en assurance, cette appréciation est plus complexe, car elle dépend souvent de délais de prescription propres au secteur.
| Situation | Durée maximale recommandée | Fondement |
| Prospect sans contrat conclu | 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact | Position CNIL – prospection commerciale |
| Données nécessaires à la défense en justice | 5 ans | Article 2224 du Code civil (prescription de droit commun) |
| Contrat d’assurance en cours | Pendant la durée du contrat | Nécessité d’exécution du contrat |
| Assurance-vie | Jusqu’à 30 ans après le décès de l’assuré | Article L.114-1 du Code des assurances |
| Alerte fraude (analyse) | 6 mois pour qualifier l’alerte | Position CNIL |
| Fraude avérée (dossier clôturé) | 5 ans après clôture | Position CNIL – lutte contre la fraude |
| Bon à savoir : En théorie, fixer des durées de conservation semble simple. En pratique, c’est souvent plus flou : dossiers anciens laissés en base active, contrats clôturés encore accessibles, fichiers prospects jamais nettoyés. Les solutions logicielles de Custy vous permettent justement de clarifier ce qui doit être conservé (et combien de temps) afin d’éviter que des données restent stockées indéfiniment sans raison. L’occasion de sécuriser vos pratiques et d’éviter de découvrir un problème le jour d’un contrôle. |
Comment organiser concrètement votre conformité au RGPD en tant qu’assureur ou courtier en assurance ?
Faire un état des lieux précis
La première étape consiste à savoir exactement ce que vous faites avec les données. Concrètement, cela signifie identifier quelles données vous traitez, pour quelles finalités (tarification, gestion des sinistres, fraude, prospection…), et pendant combien de temps.
Cet inventaire correspond au registre des traitements et c’est ce qui vous permet de démontrer que vos pratiques sont maîtrisées.
Concrètement, commencez par identifier vos principaux traitements : souscription, sinistre, fraude, prospection. Pour chacun, vérifiez l’objectif poursuivi, la base légale utilisée et la durée prévue. Si l’un de ces éléments n’est pas clairement défini, cela peut être un point à corriger en priorité.
Une erreur courante consiste à conserver l’ensemble des dossiers clients en base active sans distinguer la gestion courante de l’archivage. Or, le RGPD impose de limiter l’accès aux seules données réellement nécessaires.
| Bon à savoir : Si vous êtes courtier en assurance, vous le savez sans doute déjà. Le registre des traitements peut devenir complexe : souscription, sinistres, délégations, partenaires assureurs…Simplifiez votre quotidien avec les solutions logicielles de Custy. Nos outils permettent de centraliser les traitements RGPD et d’en assurer la mise à jour continue. |
Examiner en priorité les points sensibles
Comme expliqué précédemment, dans le secteur des assurances, certains traitements présentent davantage de risques. C’est le cas des données de santé, de l’utilisation du NIR, des dispositifs de scoring ou encore de la lutte contre la fraude.
Pour ces traitements, il ne suffit pas de vérifier qu’ils existent. Il faut pouvoir démontrer qu’ils sont indispensables à l’objectif poursuivi et que l’accès aux données est strictement encadré.
Concrètement, cela suppose par exemple de s’assurer que :
- l’utilisation du NIR correspond bien aux cas autorisés par le décret-cadre NIR ;
- les données de santé ne sont accessibles qu’aux personnes habilitées ;
- les données liées à la fraude sont traitées par des équipes dédiées et formées.
Or, cette cartographie est souvent éclatée entre plusieurs outils métiers dans les structures de courtage. Les solutions logicielles de Custy permettent de regrouper ces informations au même endroit et de visualiser simplement qui accède à quelles données.
Ce sont généralement ces points qui sont examinés en priorité en cas de contrôle, car ils concentrent les risques juridiques les plus importants.
Mettre en place des mesures de sécurité adaptées
La sécurité ne se limite pas à l’informatique. Elle suppose aussi une organisation interne cohérente. Les accès aux données sensibles doivent être limités aux personnes concernées.
Les équipes chargées de la fraude, par exemple, doivent être clairement identifiées, formées aux règles de confidentialité. De la même manière, les postes de travail et outils utilisés pour accéder aux données sensibles doivent être sécurisés.
Il est également indispensable de prévoir une procédure formalisée en cas de violation de données : savoir qui alerter en interne, comment analyser l’incident et, si nécessaire, comment notifier la CNIL et les personnes concernées dans les délais prévus par le RGPD.
| Bon à savoir : Dans le cadre du RGPD, les personnes disposent de plusieurs droits visant à renforcer leur contrôle sur leurs données : droit d’accès, de rectification, de limitation du traitement, de portabilité ou encore de retrait du consentement. Parmi ces droits, le droit à l’effacement, parfois appelé droit à l’oubli, permet à une personne de demander la suppression de ses données lorsque certaines conditions sont réunies. |
Suivre et mettre à jour régulièrement
La conformité n’est pas figée. Les produits évoluent, les outils changent, les pratiques se transforment. Il est donc nécessaire de revoir régulièrement vos traitements pour vous assurer qu’ils restent conformes. À chaque nouveau contrat, nouvel outil de scoring, partenariat ou dispositif de lutte contre la fraude, les traitements de données doivent être réexaminés.
Concrètement, cela signifie mettre à jour votre registre des traitements, vérifier que la base légale reste adaptée, ajuster les durées de conservation si nécessaire et revoir les accès aux données sensibles. Un contrôle annuel interne permet également d’identifier d’éventuels écarts.
La conformité au RGPD n’est donc pas un exercice ponctuel, mais un suivi dans le temps.
Vous l’aurez compris, le RGPD ne concerne pas seulement le service juridique. Il touche directement la manière dont vous évaluez les risques, gérez les contrats et utilisez les données au quotidien. Finalement, être conforme, c’est surtout savoir ce que vous faites avec les données, pourquoi vous les utilisez et combien de temps vous les conservez.
Pour un courtier en assurance, cette organisation peut rapidement devenir complexe sans outil adapté. Les solutions logicielles de Custy ont été justement pensé pour centraliser les traitements RGPD, structurer le registre et faciliter le suivi dans le temps. Demandez une démo sans plus tarder !
